2026/09/08
外部の支援者が入って業務が落ち着いても、支援終了後に社内で回せるとは限りません。終了直前に資料を受け取るだけでなく、社内担当者が実施できる状態まで確認するための項目をまとめます。
終了日から逆算して、試す日を設ける
まず終了後の担当者と副担当を決め、支援者がいる間に社内担当者が作業する機会を設けます。月次業務なら、どの月の作業で試すかを決めておきます。
手順説明の日と、実際に作業する日を分けると、質問が出る時間も確保できます。未経験の年次業務については、資料と問い合わせ先を別途確認します。
成果物は、保存先と更新方法まで受け取る
- 業務一覧、締切、社内担当者
- 使用システムと必要な権限
- 手順書、元データ、出力資料の保存先
- 通常と異なる処理の記録と確認相手
- 未完了事項、次の行動、期限
資料が納品されたことと、社内で使えることは別です。リンク先が開けるか、編集が必要な資料を更新できるかも確認します。
本人が一回分を実施して、残る質問を出す
社内担当者が元資料を集め、作業し、確認に回し、保存するところまで行います。支援者が代わりに操作しないと進まない箇所があれば、必要な情報を手順書に追記します。
確認結果は「説明済み／本人が実施／確認済み／追加支援が必要」に分けます。終了日までに終わらない事項は、担当者と対応予定を決めて引き継ぎます。
終了後の連絡とアクセスの扱いを明確にする
質問を受けられる期間や範囲は、契約内容を確認したうえで当事者間で共有します。口頭で期待するだけにせず、誰へどの方法で連絡するかを明らかにします。
支援者のアカウントや共有権限は、会社の管理手順に従って見直します。その前に、社内側に必要な資料や管理権限が引き継がれているかを確かめてください。