2026/09/08
経理担当者の仕事が、社内からの質問で何度も中断される。そんなときは、質問を減らす前に、どこで受け、誰が答え、回答をどこに残すかを決めると整理しやすくなります。
受付先と、緊急の連絡先を分ける
通常の質問は共有メールや社内の管理ツールなど、確認できる入口に集めます。個人宛てに届いた場合も、必要な範囲で共有先に記録します。
ただし、今日中の支払に関係するなど急ぐ案件を通常の待ち列に埋めないよう、緊急時の連絡方法を別に定めます。質問内容に個人情報がある場合は、共有範囲にも配慮します。
依頼時に、判断に必要な情報をそろえる
「これでいいですか」だけでは、背景の確認に往復が生じます。依頼者には、対象業務、対象資料、困っている点、回答が必要な日を添えてもらいます。
例：「○月の経費申請について、添付資料の提出先が分かりません。○日までに申請したいため、保存先を教えてください」。質問文の例を示すと、依頼者も書きやすくなります。
受付後は、担当と状態を見えるようにする
- 受付日・依頼者・件名
- 担当者・回答期限
- 状態：未着手／確認中／依頼者へ確認中／回答済み
- 回答内容・根拠資料の場所
- 同じ質問が来たときの参照先
「確認中」のまま止まる案件には、誰から何の回答を待っているかも残します。担当者が休んでも、別の人が続きを把握できる状態を目指します。
繰り返す質問から、案内を一つ改善する
件数の多い質問を月に一度振り返ります。保存先、締切、申請方法など、答えが安定しているものから案内へ反映します。個別判断が必要なものは、一律のFAQにせず相談窓口を案内します。
回答集には更新日と管理者を付けます。古い回答をそのまま使ってよいか判断できるよう、対象となる業務や期間も明示しておくと安心です。