2026/09/08
「最終版」「最終版2」「本当の最終版」が並ぶと、確認するだけで時間がかかります。経理の共有フォルダは、細かく分けることより、誰が見ても使用するファイルを判断できることが大切です。
使用中のファイルと、保存用のファイルを分ける
作業中、確認待ち、確定済みのどこにあるかが分かる構成にします。同じ資料を複数の場所へコピーして運用すると、更新が分かれます。使う場所を一つに決め、他の資料からはリンクで案内します。
既存ファイルを一度に移す前に、集計表や他のブックから参照されていないか確認してください。場所の変更だけで、連携が動かなくなることがあります。
名前には、対象期間と資料名を入れる
例えば「2026-09_売上集計_作業中」のように、期間と内容が読める形にします。更新日を付ける場合は、対象月と更新日が区別できる順序にしてください。
命名ルールは短くし、実例を一つ添えます。名前だけでは管理しきれない承認状況は、別の管理表や利用システムの履歴で確認します。ファイル名に「確定」と書くだけで承認を代替しないことが大切です。
入口に、資料の案内表を置く
- 資料名と、何に使うか
- 正本として使う保存先
- 更新する担当者と頻度
- 確認者と、確定を確認する方法
- 関連するファイルやシステム
新任担当者がこの表から必要な資料へたどり着ければ、説明の負担も減ります。閲覧権限がない場合の申請先も添えておきます。
整理は、一つの業務で試してから広げる
まず一つの月次資料で試し、担当者以外に探してもらいます。迷った場所を修正してから、他の資料へ広げます。
古いファイルを整理するときも、保存が必要な資料や参照元を確かめてから進めます。見た目をすっきりさせるために一括削除するのではなく、保管ルールに従って扱ってください。完成後も業務が変わった月に案内表を更新します。