2026/09/08
毎月、請求書を集めるために同じ催促をしていませんか。提出の遅れは、担当者の意識だけでなく、提出先や締切の曖昧さからも起こります。資料回収の流れを整える手順を紹介します。
まず、届くまでの経路を一本ずつ確認する
取引先から誰に届き、その人がどこに保存し、経理がいつ受け取るかを確認します。メール、紙、取引先のサイトなど、入口ごとに経路を書き出してください。
「経理に未提出」でも、会社には届いていて担当部門で止まっている場合と、取引先からまだ届いていない場合では、連絡先が違います。この二つを分けて管理します。
提出ルールは、日付と提出先を一緒に伝える
「早めにお願いします」では完了条件が分かりません。対象月、社内締切、保存先、提出後の連絡方法を決めます。休日の扱いと、締切後に届いた資料の相談先も明記します。
依頼文の例は「○月分の請求書を、○日までに共有フォルダの○月フォルダへ保存してください。未着のものは、取引先名と到着予定日を一覧に記入してください」です。
未着一覧に、次の行動を残す
- 対象月と取引先
- 資料を受け取る部門・担当者
- 状態：未受領／受領済み・未提出／提出済み
- 到着予定日と最終確認日
- 次に連絡する人と連絡予定日
金額が分からない場合は推測で埋めず、未確認とします。未着資料に関する会計処理は、資料回収の担当者が独断で決めず、社内の判断者に確認します。
翌月は、遅れた経路を一つ直す
回収が終わったら、誰が遅れたかだけでなく、どこで止まったかを振り返ります。提出先が複数あるなら統一し、特定の担当者しか受信しないなら共有方法を見直します。
毎月の催促件数と、締切時点の未提出件数を残すと改善を確認できます。最初から全資料を変えるより、件数の多い経路から整える方が進めやすくなります。