2026/09/08
月次業務が終わると、すぐ次の仕事が始まります。その中でも、遅れや手戻りを短く記録しておくと、翌月の同じ作業を見直しやすくなります。反省会で終わらせない振り返りの進め方です。
予定と実績を、工程ごとに比べる
資料回収、入力、確認、部門への照会、報告資料の作成など、工程ごとに予定日と完了日を並べます。全体の終了日だけでは、どこで時間がかかったか分かりません。
日付を細かく取れない場合は、予定どおりか、遅れたかを記録するところから始めます。記録自体が大きな負担にならない粒度にしてください。
遅れた理由を、次に変えられる言葉で書く
「忙しかった」だけでは、翌月も同じ状態になります。「提出資料を待った」「元データの条件が違い再作成した」「確認者が不在だった」のように、実際に起きたことを書きます。
本人の性格や能力の評価ではなく、どの工程で何が起きたかを対象にします。複数の原因がある場合は、最も影響したものから確認します。
翌月に変えることを一つ決める
- 起きたこと：資料の提出先が分かれ、回収確認が二重になった
- 変更すること：提出先を一つにし、受領一覧を共有する
- 担当：窓口となる担当者を決める
- 実施時期：翌月の資料依頼前に案内する
- 確認方法：重複確認の回数と未提出件数を見る
これは記録例です。改善案をたくさん出すより、実際に変える対象と確認方法を決めます。
次の月は、前回の変更を確認してから振り返る
取り組んだ結果を見ずに毎月新しい改善案を出すと、何が有効だったか分からなくなります。前回決めたことが実施されたか、問題が減ったかを確認します。
効果があった変更は手順書や予定表へ反映します。効果がなかった場合も、記録を残して見直します。うまくいった工程についても、次月へ残したい工夫を一つ書いておくと、改善を続けやすくなります。