一人経理の属人化を解消する方法｜業務棚卸しと引継ぎ手順

一人経理は判断が速く効率的な一方、その人が休職・退職すると業務内容が分からなくなる危険があります。属人化の解消は、担当者を責めることではなく、会社の業務を誰でも確認できる状態にする取り組みです。

最初に業務を棚卸しする

日次・月次・四半期・年次の業務を分け、作業名、締切、作業時間、使用システム、入力資料、成果物、承認者を記録します。「請求書処理」のような大きな単位ではなく、受領、確認、仕訳、承認、振込データ作成まで分解するのがポイントです。

重要度と代替可能性を評価する

支払、給与、税務申告、決算など、停止時の影響が大きい業務を優先します。担当者以外が実施できない業務には印を付け、閲覧権限やパスワード管理も確認します。

手順書は完璧を目指さない

まず画面の保存場所、判断基準、間違えやすい点、確認相手を残します。文章だけでなく、チェックリストや画面画像を使うと更新しやすくなります。手順書を作って終わりにせず、別の人が実際に作業して不足を確認してください。

ダブルチェックと休暇テスト

月に一度は別の担当者が一部業務を実施し、主担当者が不在でも回るか確認します。主担当者が連続休暇を取得できる状態は、属人化解消の分かりやすい目安です。

磯部会計事務所では、業務棚卸し、マニュアル・チェックリスト作成、役割分担の整理まで伴走します。経理体制再構築の事例もご覧ください。ご相談はこちらから承ります。

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